了解一些基本概念：
表 1：工作流术语和定义
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工作流 |
很简单，它就是工作从开始到完成的过程。工作流由流程逻辑和路线规则组成。流程逻辑定义了任务的顺序和必须遵循的路线规则，还有截止期限以及由工作流引擎实现的其他业务规则。 |
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流程定义 |
一个图形流程定义或流程图，代表工作流的流程逻辑元素以及各元素之间的关系。 |
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流程实例 |
一个流程实例，通常称为工作，是一个流程定义的运行实例。 |
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工作流管理系统 |
一个软件应用程序，它存储流程定义并通过其工作流引擎组件来根据这些流程定义运行工作。工作流引擎是运行时执行模块。 |
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流程定义工具 |
一个用来创建和更改流程定义的软件工具。该工具可以是一个业务流程管理软件的组件、一个独立的应用程序或者一个工作流管理系统的组件。流程定义工具提供了重用已存储工作流元素甚至所有子流程的能力，这使工作流应用程序开发者生产力更高，因为他们在构建工作流并在工作流中集成其他应用程序时避免了再次发明这些轮子（应用程序）。 |
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参与者 |
以下类型之一：资源集、特定资源、组织单元、角色（一个人在组织内部的作用）、人或系统（自动代理）。它可以回答业务流程中“谁？”这个问题。 |
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活动 |
组成流程定义中的一个逻辑步骤的任务。可以是自动的或人工的。自动指在流程操作过程中定义脚本和触发器的能力。流程定义中的特定活动可以作为无人参与的任务来运行，自动化可以在手工或人力驱动的任务中执行业务规则。常见的一种自动活动就是截止期限管理，如果某个工作项在预定的截止期限之前未能完成，该管理可以自动发送一条提醒消息或触发一个延期程序。 |
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活动所有者 |
活动所有者是有权宣布一个活动结束，然后推进工作到流程中的下一个活动的参与者。 |
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工作所有者 |
工作所有者是有权整体控制流程实例执行过程的参与者。 |
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工作项 |
代表流程实例中活动的参与者将要执行的工作。 |
工作流参考模型（Workflow Reference Model)是一个规范，它定义了工作流管理系统中的基本部件以及这些部件交互使用的接口。如下图：
共有六个关键软件部件，五个交互接口。
那业务流程（Business Process)和工作流什么区别呢？
业务流程可以被定义为一个具有各种不同功能的活动相连的一组有相互关系的任务。业务流程有起点和终点，而且它们都是可重复的。更重要的是，业务流程代表了智力资产。比如，企业生产出的配件有价值，这无可非议；但是，如何制造这些配件的知识也同样有价值，你可以在业务流程中获取这些知识、添加知识并予以改进。所以定义业务流程并对其作出文档是有价值的。只让配件制造主任了解企业的配件制造知识，是很危险的。只要定义了配件制造业务流程，配件制造工人可以随时来去，任何配件制造工人可以随时取代另一个人的工作，因为工厂里的工人都理解并遵循业务流程。我们可以学习、改变、评估然后再次改变配件制造业务流程，因为该流程对于每个人都是可见的，而非局限于配件制造主任。
而工作流软件并不创建业务流程。但是，当您在设计业务流程定义和添加要求的业务规则定义时，把工作流应用到业务流程时当然集中了该流程的细节。可以被看作是业务流程中的谁？什么？何时？这几个问题的答案的实现，而并没有回答怎样？的问题。