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职场中是讲求效率和成功率的，在商务活动中，遵守商务礼仪能帮助你有效地获得机会和成功。我在美国时，对此有很深的感触。一次，我的好朋友，美国一家著名健康品公司总裁计划带我去见一家投资银行的负责人，约见的时间是第二天上午八点三十分。前一天，他会告诉我什么时间来接我、路途需要多长时间。我印象最深的是，他预留了五到十分钟提前到达的时间。他说我们需要稍微早一点到，这样才不会因为堵车等缘故晚到。第二天，果然他准时来接我，我们到达后稍稍等待了一下，在八点三十分准时走进了办公室。而那位投资银行负责人也准时在办公室里迎候我们，大家明朗而热情地问候着，一个愉快的商务会谈在有条不紊的安排中开始了。
这件小事看起来很不起眼，却给我留下了深刻印象。不是几分钟时间的问题，其实是有着良好商务礼仪人士表现出的一种必然习惯。习惯是什么？习惯是一种惯性，是一种修养。人们都容易接纳好的习惯，好的习惯能帮你建立良好的人际关系，得到他人的喜好和尊重。
良好的商务礼仪的原则不仅是尊重对方、给予对方必要的礼貌和礼节、增加彼此交往的愉悦度。更重要的是，学会和应用商务礼仪，通过言谈举止等等细节，表现出你的个人素质和品质，提升彼此的信任度和接受度，这对商务人士来讲是至关重要的。
鸿雁传书、飞马送信，这些都已是古代浪漫又辛苦的故事。随着科技的发展，现代人的沟通和交往在极大程度上已经依赖于各式各样的便捷通讯工具，电话就是其中一种。除了无法亲眼见到对方，和面对面的谈话相差无几，但也正因为“只闻其声，不见其人”的特性，人们在接打电话时一不留神就会给对方留下不良印象。而一次成功的电话沟通又往往具有神奇的力量。我有一位脾气急躁的朋友曾因为收到的施工图不合规范，工期紧迫，怒气冲冲地打电话去质问设计单位。接电话的是一位女性，她一听出了这么大的问题也十分焦急，但是仍然保持语气平和、语速平缓，声音清柔，条理清晰简洁，通话没几分钟，我朋友的火气就像夏天的躁热遇到一场清凉细雨一样被熄灭了。有了良好明快的沟通氛围后，问题便很快找到了妥善的解决方法。
随着商务交往越来越离不开电话这一便捷的通讯工具，电话礼仪在商务礼仪中的地位愈发重要。虽然来电者看不到你手拿电话听筒时的样子，但他们可以从讲话的口吻中感受到你的素质和状态。此外，还要注意，商务电话切忌语速过快，或将一些专业用语、自己公司常用的省略语原封不动地说给对方听，这会让对方难以理解，为双方的商务交往制造不必要的障碍。
1.座机电话礼仪
使用座机时，拨打与接听都有相应的礼仪。
五点细节打电话
拨打电话时有五点基本礼仪必须遵守。
要选择对方方便的时间
1. 不要在他人的休息时间内打电话，每天上午7点之前、晚上10点之后、午休和用餐时间都不宜打电话。
2. 打电话前要搞清地区时差以及各国工作时间的差异，不要在休息日打电话谈生意，以免影响他人休息。即使客户已将家中的电话号码告诉你，也尽量不要往家中打电话。
3. 打公务电话，不要占用他人的私人时间，尤其是节假日时间。
4. 非公务电话应避免在对方的通话高峰和业务繁忙的时间段内拨打。
先说“你好”
打电话时，需要先说“你好”，声音清晰、明快。商务电话只有在确认信号好坏的情况下，才能开口喊“喂”，其他场合，均为禁例。要讲的事需从结论说起，才能将要点清楚明白地告诉对方。遇到数字和专有词汇，应进行复述，注意别出差错。
礼仪专家特别提示
拨打电话前应做哪些准备？
在打电话之前，要将所讲事情的要点写在纸上，准备好相关资料，避免在打电话时有所遗忘。为了告知自己忘记说的事情，又重新打电话给对方，会多次打断对方的工作，给对方带来麻烦。
要长话短说
这里，要特别强调“三分钟原则”。所谓“三分钟原则”是指：打电话时，拨打者应自觉地、有意识地将每次通话时间控制在三分钟内，尽量不要超过这个限定。对通话时间的基本要求是：以短为佳，宁短勿长，不是十分重要、紧急、烦琐的事务一般不宜通话时间过长。
规范内容
1. 通话之前，应做好充分准备。最好把对方的姓名、电话号码、通话要点等内容列出一张清单。这样可以避免在谈话时出现缺少条理、现说现想的问题。
2. 内容简明扼要。电话接通后，除了首先问候对方外，别忘记自报单位、职务和姓名。请人转接电话，要向对方致谢。电话中讲话一定要务实，最忌讳吞吞吐吐、含糊不清。寒暄后，就应直奔主题。
3. 适可而止。要说的话已说完，就应果断终止通话，不要话已讲完，仍然反复铺陈、絮叨。那样的话，会让对方觉得你做事拖拉，缺少素养。
注意举止
1. 打电话时，不要把电话夹在脖子上，也不要趴着、仰着、坐在桌角上，更不要把双腿高架在桌子上。
2. 不要以笔代手去拨号。
3. 话筒与嘴的距离保持在3厘米左右，嘴不要贴在话筒上。
4. 挂电话时应轻放话筒，不要用力一摔，这样很可能会引起对方不快。
5. 不要骂骂咧咧，更不要采用粗暴的举动拿电话撒气。
礼仪专家特别提示
谁先挂电话？
商务电话中，原则上应该由打来电话的一方先挂断电话。放下话筒时，务必注意轻放。
挂断电话的方法不可轻视。将话筒胡乱抛下，这是对接听电话一方的极大不敬。电话被挂断之前，对方一直都把听筒贴在耳朵上听着，“喀哒”一声巨响，会使对方心情不悦。
礼貌耐心接电话
接听电话最重要的是注意三点，一是要及时接听，铃响不要超过三声；二是要有礼貌，要自报家门，并向对方问候；三是要有耐心，对打错电话者不要训斥。
此外，接听电话时还有以下一些方面的礼仪需要注意。
第二声铃响接电话
电话铃声响起后，应尽快接听。但也不要铃声才响过一次，就拿起听筒，这样会令对方觉得很突然，而且容易掉线，一般应在第二声铃响之后立即接听。电话铃声响过许久之后才接电话，要在通话之初向对方表示歉意。
在礼貌问候对方之后，应主动报出公司或部门名称以及自己的姓名，切忌拿起电话劈头就问：“喂，找谁？”同样，来电话的人需要留话也应以简洁的语言清晰地报出姓名、单位、回电号码和留言。结束电话交谈时，通常由打电话的一方提出，然后彼此礼貌地道别。无论什么原因电话中断，主动打电话的一方应负责重拨。
礼仪专家特别提示
“稍候片刻”是多久？
如果跟对方说：“请稍候片刻。”这“片刻”若超过了30秒，会让打来电话的人觉得时间过得很慢，容易引起对方的不快。
注意语调
用清晰而愉快的语调接电话，能显示出说话人的职业风度和可亲的性格。虽然对方无法看到你的面容，但你的喜悦或烦躁仍会通过语调流露出来。打电话时语调应平稳柔和，这时如能面带微笑地与对方交谈，可使你的声音听起来更为友好热情。千万不要边打电话边嚼口香糖或吃东西。
从自己这方来说，都希望对方声音清晰、吐字清楚、速度适中。但有时没有注意到自己讲话的声音非常小，有的发音还不太清楚。如果是电话的原因，应及时换个电话，以免总是听不清楚，会引起对方不满。
分清主次
接听电话时不要与其他人交谈，也不能边听电话边看文件、电视，甚至是吃东西。
在会晤重要客人或举行会议期间有人打来电话，可向其说明原因，表示歉意，并承诺稍后联系。
接听电话时，千万不要不理睬另一个打进来的电话。可向正在通话的一方说明原因，要其稍候片刻，然后立即去接另一个电话。待接通之后，先请对方稍候，或过一会儿再打进来，随后再继续刚才正在接听的电话。
礼仪专家特别提示
电话中怎样说清事情？
要讲的事需从结论说起，将要点简洁无误地告诉对方，说话逻辑要清楚。遇有数字或专用词汇，应重复述说，避免出差错。
接电话时，要以“你好，某某公司”开始。商务电话只有在确认信号好坏时才会说“喂”，其他场合，均为禁例。
及时回复电话留言
在商业投诉中，投诉不能及时回电话是最为常见的。为了不丧失每一次商务机会，有的公司甚至作出对电话留言须在一小时之内答复的规定。一般应在24小时之内对电话留言给予答复，如果回电话时恰遇对方不在，也要留言，表明你已经回过电话了。如果自己确实无法亲自回电，应托付他人代办。
恰当地使用电话
在美国，你可以通过电话向一个素不相识的人推销商品，而在欧洲、拉美和亚洲国家，电话促销或在电话中长时间地谈生意会难以让人接受。发展良好商务关系的最佳途径是与客户面对面地商谈，而电话主要用来安排会见。当然一旦双方见过面，再用电话往来就方便多了。
代接电话要细心
在工作场合接听来电时，有时会遇到这样的情况：需要接听电话的人不在，自己成为代接者。代接、代转电话时，要注意以礼相待、尊重隐私、传达及时等问题。
代接电话时，首先要告诉打来电话的人，他要找的人不在，然后才可以问他系何人，所为何事，这个顺序绝对不能颠倒。
以礼相待
接电话时，不要因为对方所找的人不是自己就显得不耐烦，以“他人不在”来打发对方。即使被找的人真的不在，也应友好地答复：“对不起，他不在，有什么需要我转达的吗？”
礼仪专家特别提示
代接电话时如何询问？
代接电话时，首先要礼貌地告诉对方，所找的人不在，然后才能问对方是何人，所为何事，绝对不能将这一顺序颠倒。
尊重隐私
代接电话时，不要询问对方与所找之人之间的关系。如果对方要找的人离自己较远，不要大声召唤。别人通话时，不要旁听，不要插嘴。当对方希望转达某事给某人时，千万不要把此事随意扩散。
记忆准确
对方要找的人不在时，应向其说明，询问对方是否需要代为转达。如对方有此请求时，应照办。对方要求转达的具体内容，最好认真做好笔录。对方讲完后，应重复验证一遍，以免误事。记录的电话内容包括通话者单位、姓名、通话时间、通话要点、是否要求回电话以及回电话的时间等等。
及时传达
代接电话时，先要弄清楚对方是谁，要找谁。如果对方不愿讲第一个问题，不必勉强。对方要找的人不在，可据实相告，然后再询问对方“有什么事情”。注意，这二者的先后次序不能颠倒。答应对方代为传话，就要尽快落实，不要把自己代人转达的内容，托他人转告。
礼仪专家特别提示
如何转接电话？
接到转给别人的电话，一定要按下保留键后再转过去。因为即使用手捂紧话筒，自己这边的讲话声音也会传出去，对方有可能听到。即使接电话的人近在咫尺，也要习惯性地先按下保留键，然后再将电话转移给他。
对对方的称呼一定要用敬语，讲话时态度要谦恭热情。休息时间如果有电话打进来，四周的人注意不要大声喧哗。
2.拨打手机礼仪：随时的沟通，随时的礼仪
使用手机时，更应讲究礼仪。
别把手机当饰物
携带移动通信工具，应将其放在适当的位置，总的原则是既要方便使用，又要合乎礼仪。
手机放置的常规位置
（1）可以放在随身携带的公文包内。
（2）可以放在上衣口袋内，尤其是上衣内袋中，但注意不要影响衣服的整体外观。
（3）不要在不使用时将其握在手里，或是将其挂在上衣口袋外面。
暂放位置
有时不方便把手机放在上述的常规位置时，可以稍作变通。
（1）在参加会议时，可将手机暂交给秘书或会务人员代管。
（2）与人坐在一起交谈时，可将手机放在手边、身旁、背后等不起眼的地方。
把手机挂在脖子上、腰上或握在手上，均不雅观。手机最好还是放在手袋或口袋内。
公共场合怎样用手机
在公共场合使用手机时，注意不要给他人带来“听觉污染。”
（1）不要在公共场合，尤其是楼梯、电梯、路口、人行道等人来人往处旁若无人地大声讲话。
（2）在开会、会见等聚会场合，不能当众使用手机，以免给别人留下用心不专、不懂礼貌的坏印象。
使用手机的安全问题
使用手机时，会产生电磁波，在某些地方必须牢记安全准则。
1. 开车时，不要使用手机通话或查看信息。
2. 不要在加油站、面粉厂、油库等处使用手机，免得手机所发出的电磁波引起火灾、爆炸。
3. 不要在病房内使用手机，以免手机信号干扰医疗仪器的正常运行，或者影响病人休息。
4. 不要在飞机飞行期间使用手机，以免给航班带来危险。
5. 最好不要在手机中谈论商业秘密或国家安全事项等机密事件，因为手机容易出现信息外漏，产生不良后果。
礼仪专家特别提示
何时应关闭手机？
在要求“保持安静”的公共场所，如音乐厅、美术馆、影剧院等处参观展览或观看演出时等，应关闭手机，或将手机设置为静音状态。