公文知识点
1 公文的概念
2 公文的分类
3 通用公文的类型
4 公文文种
5 公文的作用
6 公文的文面格式
7 公文的撰写
1 公文的概念
公文，公务文书，机关应用文。
党政机关、团体、企事业单位在管理过程中形成，按照规定程序办理并在法定范围内使用，具有法律效力，是规范体式的文书。
是实施领导和管理，进行公务活动的重要工具。
2 公文的分类
2.1 按形成和使用的公务活动领域划分
通用公文：各级各类机关、团体、企事业单位在公务活动中普遍使用的公文。
专用公文：专门业务机关、部门、组织在业务工作范围内，因特殊需要专门使用的行业、专业、部门公文（外交文件、司法文件、军事公文、审计文件等）。
2.2 按公文的来源划分
对外文件：发文，指本单位向外单位发出的文件。
收来文件：收文，指由外单位发送来本单位的文件。
内部文件：限于单位内部制发、运行和使用的文件。
2.3 按公文的行文关系和行文方向划分
上行文：下级机关、单位向隶属的上级领导机关和单位报送的公文。
平行文：同级或不相隶属的机关单位之间的行文。
下行文：上级领导机关单位对所属的下级机关单位的行文。
2.4 按公文的秘密程度和阅读范围划分
绝密文件：内容涉及国家核心秘密，一旦泄漏会使国家的安全和利益遭受重大损害的公文。
机密文件：内容涉及国家重要秘密，一旦泄漏会使国家的安全和利益遭受严重损害的公文。
秘密文件：内容涉及国家一般秘密，一旦泄漏会使国家的安全和利益遭受一定损害的公文。
内部文件：内容不涉及秘密，但不宜或不必对社会公开，只限在国内某系统、某部门内部使用的公文。
限国内公开的文件：内容不涉及秘密，但不宜或不必对国外公布，而只在国内公开发布的公文。
对外公开的文件：内容不涉及任何秘密，可直接对国内外公布的公文。
2.5 按公文处理时限的要求划分
特急件：内容至关重要并特殊紧急，已临近规定的办结时限，需随时随地优先迅速传递处理的公文。
急件（党的机关公文作加急件）：内容重要并紧急，需打破工作常规优先迅速传递处理的公文。
平件：无特殊时间要求，按工作常规依次传递处理的公文（电报：特提件、特急件、加急件、平急件等）。
2.6 按收文机关对收到公文的处理方式划分
阅件：阅知性公文，按规定交有关部门、有关人员阅知的公文。
办件：承办性公文，交有关部门、有关人员及时办理、答复、贯彻执行的收文。
2.7 从物质载体的角度划分
纸质文件：用纸张印制、书写的文件。
感光介质文件：以感光胶片、像纸等感光材料为物质载体的文件（照片文件、影片文件、缩微胶片文件、显微胶片文件等）。
磁介质文件：以磁带、磁盘、磁鼓等磁性材料为物质载体的文件（录音文件、录像文件、计算机磁带文件和磁盘文件以及磁光盘文件等）。
电子文件：借助电子计算机生成、传输和处理的文件，它们的制作方式、处理方法和保管要求均各部相同。
2.8 按公文性质和作用划分
在通用公文和专用公文的不同范畴内，都可有不同的类型。
3 通用公文的类型
从管理工作的性质和公务活动的内容相结合的角度划分通用公文的类型。
3.1 党政机关主要公文
机关公文、法定公文、正式公文。
《中国共 产党机关公文处理条例》和《国家行政机关公文处理办法》规定的党的各级机关、国家行政机关正式文件常用的主要文种。
企事业单位、人民团体也常酌情比照适用。
党的各级领导机关常用主要公文有 14 种，国家行政机关常用主要公文有 13 种。
3.1.1 领导指导性公文
命令（令）：用于依照有关法律发布行政法规和规章，宣布施行重大强制性行政措施，嘉奖有关单位及人员。法定的国家机关，才有权在规定的权限和范围内，依法发布命令（党的各级机关通用公文无此文种）。
指示：用于对下级机关布置工作，提出开展工作的原则和要求（国家行政机关常用主要公文无此文种）。
决定：用于对重要事项或者重大行动作出安排及决策，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。
决议：用于发布经会议讨论通过并要求贯彻执行的重要决策事项（国家行政机关不用此文种）。
通知：用于批转下级机关的公文，转发上级机关、平行机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。
通报：用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。
批复：用于答复下级机关请示事项。
会议纪要：用于记载和传达会议情况、主要精神和议定事项。
（条例、规定，系党的各级机关通用公文，当属此类。但从国家行政机关的行文规范和从写作规律看，将其列入法规和规章文体为宜）
3.1.2 呈报性公文
议案：用于各级人民政府（或者法定人数的人民代表）按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项（党的各级领导机关不用此文种）。
请示：用于向上级机关请求指示、批准。
报告：用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。
3.1.3 公布性公文
公告：用于向国内外宣布重要事项或者法定事项（党的各级领导机关主要通用公文无此文种）。
通告：用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项（党的各级领导机关主要通用公文无此文种）。
公报：用于公开发布重要决定或者重大事件。
3.1.4 商洽性公文
函：用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，向有关主管部门请求批准和答复审批事项。
3.1.5 兼容性公文
意见：行政机关用于对重要问题提出见解和处理方法（党的机关使用意见就是下行文了）。
3.2 行政法规、规章和管理规章
条例：用于对某一方面的行政工作作出比较全面、系统的规定的法规。国务院各部门和地方人民政府制定的规章不得用条例（但党的中央组织制定规范党组织的工作、活动和党员行为的党规，用条例），也不能用于管理规章。
规定：用于对某一方面的行政工作和事务制定出带有约束性的措施和部分的规定，既可用于法规、规章，又可用于管理规章。
办法：用于对某一项行政工作作出比较具体的、可操作性的规定。既可用于法规、规章，又可用于管理规章。
章程：管理规章的一种，用以规定以个组织或团体的性质、宗旨、任务、组织结构、组织成员及其权利义务、活动规则等事项。
守则：管理规章的一种，用于在一定范围内对有关人员作出行为准则、道德规范。
规则：管理规章的一种，用于在一定范围内某项工作或活动作出行为规范。
准则：管理规章的一种，用于在一定范围内对组织的成员，或者限定的有关人员作出的行为规范。
细则：规章、管理规章的一种，用于具体执行实施有关法律、法规和行政规章而制定的一种解释性、操作性的规章。
规范：管理规章的一种，用于对某项工作质量标准、质量要求作出的规定。
规程：管理规章的一种，用于对某项工作、某项活动的操作过程、实施办法作出的有序的规定。
制度：管理规章的一种，用于对某项具体工作、具体事项制定出一些切实可行而又必须遵守和执行的纪律、规定。
公约：管理规章的一种，某一组织、群体为了做好某一工作，正常开展某项活动或维护正常的工作、生产、学习、生活秩序，经过商量确定的、必须共同遵守的行为规则。
3.3 会议文书
开幕词与闭幕词：有关领导人在庄重、严肃的大型会议开幕时和闭幕时的短篇讲话稿。
会议工作报告：主要领导人在代表会议、工作会议上代表领导机构所作的，说明成绩和经验、问题和教训，介绍形势与工作情况，提出任务与措施的全面性报告。
专题讲话：有关领导人在会议上围绕形势与任务，就某方面工作、某一专门问题所作的指导性讲话。
提案：与会代表按规定向某些重要会议提出并提请大会讨论或处理的书面意见和建议。多用于各级政协会议。
会议记录：当场记录会议的基本情况，即会议组织情况、会上的报告、讲话、发言以及会上讨论的问题、议定的事项等内容的书面材料。
3.4 计划、决策与反馈文书
可行性分析（研究）报告：领导机关、部门、单位对某项工作作出重大决策前，对决策方案进行比较、分析等可行性论证，根据论证结果写出的报告。
计划：机关、单位、团体预先对一定时期内的工作提出目标、要求、措施和安排的公文。通常说的安排、方案、设想、打算、要点、纲要、规划等，都属计划。
总结：是对前一阶段的工作回顾、检查和分析研究，找出成绩与问题、经验与教训，用以指导今后工作的一种公文。
答复：是各级政府办公厅（室）及有关部门，对人大代表建议（批评和意见）、政协提案办理之后，将办理意见或处理结果直复提出建议、提案的有关人员和组织的公文。
3.5 公务信息文书
调查报告：对客观事物调查研究后写成的反映调查结果的公文。
简报：机关、单位、团体用来反映情况、传递信息、交流经验的一种公文。
信息快报：及时反映公务活动运转情况和社情民情，供领导和有关部门决策和指挥工作参考的一种短篇公文。
信访摘报：信访部门对群众来信来访内容摘要整理而成的报告。
信访分析报告：信访部门对一段时间内群众来信来访反映的问题，作出综合分析研究而写出的分析报告。
3.6 日常事务文书
党政机关、单位、团体在处理机关日常具体事务时所使用的、格式很固定的公文。
3.6.1 公务书信
介绍信：用于证实单位有关工作人员的身份，介绍其工作使命，凭此与其他单位接洽工作的一种证明性函件。
证明信：用于证明有关人员身份或有关事情真相的一种证明性函件。
公开信：机关、单位、团体就某项重要工作或某个重大问题，向一定范围的有关人员公开发布的书信。
倡议书：机关、单位、团体或会议、或某一群体就人们所共同关心的事情，向社会或有关方面首先提出的带有号召性建议的一种专用书信。
慰问信：机关、单位、团体或群体向有关方面、有关人员表示安慰和问候的一种专用书信。
感谢信：机关、单位、团体或群体向有关方面、有关人员表示感谢的一种专用书信。
贺信：向取得成绩或遇上喜事的有关方面、有关人员表示庆贺的一种专用书信。
邀请书（请柬）：在举行某项活动、开展某项工作、召开某个重要会议时，向有关单位、有关人员发出邀请而使用的一种专用书信。
聘请书：机关、单位、团体招聘、聘任某些专门人员所使用的一种专用书信。
3.6.2 告启文书
启事：机关、单位、团体需要公开向大家说明某项事情或者希望公众协助办理某件事情而使用的文书。
海报：机关、单位、团体向公众公布有关文艺、体育、科技、学术、展览等方面活动消息的文书。
声明：国家、政府、政党、团体、机关或有关人员对重大事件和问题表明立场、态度、主张而发表的一种文书。
广告：有关单位通过一定的舆论媒介，进行有关商品或劳务智力服务的公开宣传、传递市场信息的文书。也属经济文书的一种。
公示：机关、单位、团体领导机构，需作出涉及某项决策、人事任免、组织处理或安排等重要事项的决定，在事前征求一定范围公众意见的一种周知性公文。
3.6.3 条据
单位之间、单位与个人之间，在收、领、借钱财物品时所写的凭据（收条、领条、借条、欠条等）。
3.6.4 大事记
按时间顺序连续记载某个机关、单位在一定时期的重要工作、重大事件、重要活动的书面材料。
3.6.5 丧事礼仪文书
讣告：机关、单位、团体把某人不幸去世的消息告知亲属好友和有关方面的一种文书。
唁函（电）：机关、单位、团体向死者家属或死者所在单位发出的、向死者表示哀悼、向其家属或所在单位表示慰问的专用书信（电报）。
悼词：领导人代表机关、单位、团体在追悼会上对死者表示悼念与哀思的致词。
（注意：日常事务文书的不少文种（启事、条据、讣告等），具有兼容性，当用于私人时则不属公文而是私人文书了。）
4 公文文种
4.1 文种的含义
把性质和用途相同的公文归为一种，并规定一个固定名称，即公文种类，简称文种。
文种是公文必不可少的组成部分，所有公文都必须在标题中标明文种。
4.2 正确标明文种的作用
有利于维护公文的严肃性、规范性。
为公文撰写提供方便。
为公文处理提供方便。
撰写公文时，务必正确选用文种。不用、错用或生造文种，都会损害公文的效用。
4.3 选择文种的依据
要依据国家的有关法律、法规以及党和国家有关领导机关关于公文处理的有关规定，选择恰当的、规范的文种。绝不能违反有关法规、规定和标准，随意另选文种。
要看作者与主要受文者（即主送机关单位）的工作关系（上行文种、下行文种、平行文种）。
要看作者权限。
要看行文目的、行文要求的需要。
4.4 正确区分一些易混淆的文种
能否正确选用文种，直接关系到公文质量的高低、表达效果的好坏和公文处理的方便与否。
4.4.1 决定与决议
都是带有制约、规范、指挥或指导作用的指挥性公文，在性质、写法上都有许多相似之处。写法上，一般都不在正文前些主送机关，而是在文尾抄送栏标明主送或者分送单位。正文都由行文依据、行文事项和结语三部分构成，都可视内容多少写为篇段合一式、多段式、总分条文式和分部式结构。
显著区别：成文过程不同；发文机关（组织）不同；涉及内容不同；作用不同；写作格式上签注和落款不同。
4.4.2 公告与通告
都是周知性公文，内容都不涉及秘密，都要公开发布，登报、张贴、通过电视播出或广播，写法也相似。
显著区别：内容适用范围不同；制发单位不同；发送对象不同；作用不同。
特别注意不能滥用公告。
4.4.3 请示与报告
都是上行文。
显著区别：行文目的、作用不同；呈报时间不同；主送机关不同；受文机关处理方式不同；涉及内容不同；写作侧重点不同。
4.4.4 请示与函（请求批准函）
这里的函专指用于向有关主管部门请求批准的函。
都可用于请求批准。
显著区别：类型不同；主送机关不同；内容范围不同；受文机关复文方式不同。
4.4.5 批复与函（审批函）
这里的函专指有关主管部门发出的审批函。
都可用于审批有关事项。
显著区别：类型不同；主送机关不同；内容范围不同。
4.4.6 规划与计划
都属计划类文种。
显著区别：规划是时间较长、范围较广、内容比较概括的长远计划，常常是对工作方向、目标提出提纲式、原则性的计划；计划则可用于各种情况、各种场合，时间角度上区分，年度内常用计划，机关单位层级区分，基层单位常用计划，计划的内容更具体，通常包括目标任务、工作措施、步骤时间、督促检查。
4.4.7 法规、规章与管理规章（规章制度）
尽管在写作上有一些共同特点，但它们毕竟是外部结构相似而性质极不相同的两类公文。
显著区别：效用不同；作者的限定范围不同；制发程序不同；文种不同。
5 公文的作用
明法传令，指挥工作；
联系公务，沟通信息；
宣传教育，引导舆论；
记录记载，以为凭据。
6 公文的文面格式
指公文正式文本的印制规格样式。
极强的程式性、规范性，有利于公文的写作和处理。
6.1 公文文面格式的类型
公文式文面格式。
专业规范文本式文面格式。
一般文章文面格式。
6.2 规范的公文文面格式的作用
保证公文的完整、正确、庄重，是公文权威性、有效性的具体表现形式。
可以为公文的撰写、处理、运用、立卷归案提供方便，有利于提高办文效率，进而提高工作效率和质量。
可为办公自动化奠定基础。
6.3 公文文面格式的特点
具有规范性和确定性。
7 公文的撰写
7.1 公文撰写的基本要求
符合党的路线、方针、政策和国家法律、法规及上级有关规定；准确、完整地体现发文单位的意图；全面、真实地反映本地区、本部门的实际情况；提出问题准确，分析问题实事求是；解决问题的政策、措施切实可行。
主旨突出，观点鲜明，内容充实，条理清晰，结构严谨，表达准确，语言精炼，篇幅简短，文风端正。
得体合规，符合公文特定的体式要求：行文关系、文种、格式符合规范；表述宜用直笔，忌用曲笔，应露而不藏，直言不讳；行文语气得体；坚持一文一事。
公文的语言需要做到：明晰，准确，简朴，庄重。
7.2 公文撰写的具体要求
7.2.1 突出主旨
正确使用标题：公文式标题、四项式标题、新闻式标题。
显示主旨句：题目明旨，开门见山，篇末点题，片言居要，一线贯通。
7.2.2 强化观点
明白显示、准确表达观点。
用好小标题：层首句、段首句、条首句。
注意强调观点：层前总提语；层后总括语；文中强调语。
7.2.3 充实材料
事实材料：人物、事件、工作情况、现象、细节、数据图表等。
理论材料：经典著作、领导讲话文稿、文件、报刊重要社论及重要理论文章。
材料处理（不违背事实真相、不改变事情原意、不损害事物本来面目）：概括材料，以少胜多；浓缩材料，去粗取精；截取材料，去繁就简。
材料表现力、说服力：点面材料、对比材料、正反材料、现实材料和历史材料、定性材料和定量材料。
材料安排：先亮观点，后举材料；先列材料，后摆观点；边列材料边摆观点。
7.2.4 安排结构
7.2.4.1 公文安排结构的要求
围绕主旨安排结构。
层次清楚、思路清晰。
完整、严谨、合理。
7.2.4.2 公文结构的基本内容
标题。
开头：概述情况；说明根据；介绍目的；交代原因；阐明观点；表明态度；提出问题；慰问祝贺；引述来文；列序号。
结尾：收篇点题；提出希望、号召、意见、建议；强调说明；表示祝贺、慰问；自然作结。
层次：序号、小标题、层首句等。
段落：最小单位、自然段、小于层次、明显换行标志。
过渡：词语过渡、句子过渡、段落过渡、自然过渡。
照应：题文照应、首尾照应、前后照应。
7.2.4.3 结构的基本形式
横向组合结构：简单列举式；总分条文式。
纵向组合结构：直叙式；递进式。
纵横交叉结构。