演示文稿总体格式的设置
PowerPoint 的一大特色就是可以使某一演示文稿的多张幻灯片具有一致的格式。设置幻灯片的总体格式有三种方法：母版、配色方案、设计模板。
母版
每一份演示文稿都有两种母版，即幻灯片母版和标题母版。幻灯片母版控制所有幻灯片的格式；标题母版控制标题幻灯片的格式和位置，并能控制指定为标题幻灯片的幻灯片，例如某部分的开始。
母版中包含了设定的幻灯片格式占位符。这些占位符就是母版不同位置的虚线方框，在这些方框中可以设置所有幻灯片中出现的标题、文本、图表、表格、组织结构图、剪贴画及背景等项目。更改幻灯片母版，会影响所有基于母版的演示文稿幻灯片，这种更改也会应用于标题幻灯片中。
同样道理，更改标题母版的版式，所有标题幻灯片也会随之改变。可以在某一张幻灯片中更改母版设置，例如背景和母版不同或填充颜色不属于母版配色方案。这些特定设置的幻灯片不随母版更改而变化，但随时都可以将母版的设置还原到已改变的幻灯片上。例如，如果幻灯片上有隐藏的背景项，只要单击【格式(O)】菜单上的“背景”命令，清除“忽略母版的背景图形”复选框，即可显示背景项。
幻灯片母版上的标题、文本、日期幻灯片编号和页脚等占位符可以删除。还原被删除的占位符，在幻灯片母版视图中单击【格式(D)】菜单，单击“母版格式”命令，单击需要添加项的复选框，单击“确定”按钮。只有在幻灯片母版上删除某项占位符后，才能使用相应的复选框。不要在母版上键入文字或插入对象，应该切换到幻灯片或大纲视图后操作。
配色方案
配色方案由八种颜色组成，用于演示文稿的主要颜色，例如文本、背景、填充、强调文字所用的颜色。方案中的每种颜色都会自动用于幻灯片上的不同组件。
用模板创建演示文稿时，程序已为每一个模板选择了一种配色方案。演示文稿的配色方案可以更换，单击【格式(D)】菜单，单击“幻灯片配色方案”命令，挑选或自定义一种配色方案，用于某张或全部演示文稿。通过这种方式，可以很容易地更改演示文稿的配色方案，并确保新的配色方案和演示文稿中的其他幻灯片相互调和，如想将一张幻灯片的配色方案应用于另一张中，可在幻灯片浏览视图中选择具有所需配色方案的幻灯片，单击“常用”工具栏“格式刷”键 ，可以重新着色一张幻灯片；双击“格式刷”键，依次单击要应用配色方案的一张或者多张幻灯片，可同时重新着色多张幻灯片。
配色方案中除了预设的八种颜色，还有许多其他颜色可供使用。按“配色方案”对话框“自定义”选项卡中“更改颜色”按钮，可使用“标准”或“自定义”选项卡中的颜色改变幻灯片组件，该颜色会自动添加到各个颜色卡中，所有文本、阴影、项目符号、背景、和线条都能使用该颜色。
添加的颜色将出现在配色方案的八种颜色的下面，最多可以添加和显示八种颜色。如果添加的颜色超过八种，最新的颜色将出现在调色板的第一位，而最旧的颜色被删除。即使更改配色方案，添加到颜色菜单中的颜色仍然保持不变。同样地，以这些颜色着色的文本或对象也不会改变。
如果经常使用一些不属于配色方案内的特定颜色，此功能非常有用。
设计模板
PowerPoint 提供两种模板：设计模板和内容模板。设计模板包含预定义的格式和配色方案，可以应用到任意演示文稿中创建自定义的外观；内容模板包含的格式和配色方案与设计模板相同，不同的是加上了针对特定主题提供的建议内容。在演示文稿中应用设计模板时，新模板的母版和配色方案将取代原演示文稿的母版和配色方案。应用设计模板之后，不论自动版式是什么，添加的每张新幻灯片都会拥有相同的自定义外观。
PowerPoint 提供了各种专业设计的模板，可在新建演示文稿时选用模板；对已建立的演示文稿也可更改模板，单击“常规任务”工具栏中的“应用设计模板”按钮，在对话框的列表中选择合适的模板。
用户还可以添加自己设计的模板。单击【文件(F)】菜单中的“另存为”命令，在“另存为”对话框中，将保存位置选择在“/Microsoft Office/template/演示文稿设计”文件夹中，“保存类型”定为“演示文稿模板”，输入模板的“文件名”，即可将自己设计的模板保存，并在“新建演示文稿”对话框的“演示文稿设计”选项卡和“常规任务”工具栏中的“应用设计模板”按钮激活的对话框中列出。如果其他设置不变，“另存为”选择“演示文稿”文件夹，则可做为内容模板，在“新建演示文稿”对话框的“演示文稿”选项卡中列出。
配色方案
配色方案由八种颜色组成，用于演示文稿的主要颜色，例如文本、背景、填充、强调文字所用的颜色。方案中的每种颜色都会自动用于幻灯片上的不同组件。
用模板创建演示文稿时，程序已为每一个模板选择了一种配色方案。演示文稿的配色方案可以更换，单击【格式(D)】菜单，单击“幻灯片配色方案”命令，挑选或自定义一种配色方案，用于某张或全部演示文稿。通过这种方式，可以很容易地更改演示文稿的配色方案，并确保新的配色方案和演示文稿中的其他幻灯片相互调和，如想将一张幻灯片的配色方案应用于另一张中，可在幻灯片浏览视图中选择具有所需配色方案的幻灯片，单击“常用”工具栏“格式刷”键 ，可以重新着色一张幻灯片；双击“格式刷”键，依次单击要应用配色方案的一张或者多张幻灯片，可同时重新着色多张幻灯片。
配色方案中除了预设的八种颜色，还有许多其他颜色可供使用。按“配色方案”对话框“自定义”选项卡中“更改颜色”按钮，可使用“标准”或“自定义”选项卡中的颜色改变幻灯片组件，该颜色会自动添加到各个颜色卡中，所有文本、阴影、项目符号、背景、和线条都能使用该颜色。
添加的颜色将出现在配色方案的八种颜色的下面，最多可以添加和显示八种颜色。如果添加的颜色超过八种，最新的颜色将出现在调色板的第一位，而最旧的颜色被删除。即使更改配色方案，添加到颜色菜单中的颜色仍然保持不变。同样地，以这些颜色着色的文本或对象也不会改变。
如果经常使用一些不属于配色方案内的特定颜色，此功能非常有用。
设计模板
PowerPoint 提供两种模板：设计模板和内容模板。设计模板包含预定义的格式和配色方案，可以应用到任意演示文稿中创建自定义的外观；内容模板包含的格式和配色方案与设计模板相同，不同的是加上了针对特定主题提供的建议内容。在演示文稿中应用设计模板时，新模板的母版和配色方案将取代原演示文稿的母版和配色方案。应用设计模板之后，不论自动版式是什么，添加的每张新幻灯片都会拥有相同的自定义外观。
PowerPoint 提供了各种专业设计的模板，可在新建演示文稿时选用模板；对已建立的演示文稿也可更改模板，单击“常规任务”工具栏中的“应用设计模板”按钮，在对话框的列表中选择合适的模板。
用户还可以添加自己设计的模板。单击【文件(F)】菜单中的“另存为”命令，在“另存为”对话框中，将保存位置选择在“/Microsoft Office/template/演示文稿设计”文件夹中，“保存类型”定为“演示文稿模板”，输入模板的“文件名”，即可将自己设计的模板保存，并在“新建演示文稿”对话框的“演示文稿设计”选项卡和“常规任务”工具栏中的“应用设计模板”按钮激活的对话框中列出。如果其他设置不变，“另存为”选择“演示文稿”文件夹，则可做为内容模板，在“新建演示文稿”对话框的“演示文稿”选项卡中列出。
大纲、备注页和讲义的应用
大纲演示文稿在大纲视图中以大纲形式显示。大纲由每张幻灯片的标题和正文组成。
大纲视图是组织和创建演示文稿内容的理想方式。在 PowerPoint 中创建大纲，可使用“内容提示向导”，或从其他应用程序（如 Microsoft Word）导入大纲。
每张幻灯片的标题都会出现在编号和图标的旁边，正文在每个标题的下面。正文的缩进可多达五层。在大纲视图中，可以重新排列幻灯片、移动整张幻灯片、编辑标题和正文。在大纲视图可以看见屏幕上所有的标题和正文，组织内容非常容易。例如，重排幻灯片或项目符号，只要选定要移动的内容，再拖动到新位置即可。切换到大纲视图时，将显示“大纲”工具栏，使用其中的工具按钮，可以快速组织演示文稿，如更改项目符号的缩进层次，将项目符号或整张幻灯片在大纲中前后移动，显示或隐藏格式，以及展开或压缩选定幻灯片文本等
备注页和讲义为了辅助演示，PowerPoint 的每张幻灯片都有一个备注页，其中包含幻灯片的缩图及供演讲者备注使用的空间。备注页可以打印，发给观众，在运行演示文稿时作为提示重点。也可以打印每页包含二张、三张、或六张幻灯片的讲义，帮助观众了解演示文稿的内容。
备注和讲义都具有母版，可以在母版上添加要在每页显示的项目。方法是：单击【文件(F)】菜单中的“打印”命令，单击“打印内容”方框右侧的下拉箭头，如果只需显示幻灯片的内容，选择单击某个“讲义”。如果要包括演讲者备注和幻灯片，单击“备注页”。如果要在打印内容中包括幻灯片标题和重点，也可以选择“大纲视图”。
版式的应用
创建新的幻灯片，可以单击“常用”工具栏的“新建”或“常规任务”工具栏的“新幻灯片”按钮。
在“新幻灯片”对话框中的24种不同版面设置的自动版式中，根据需要任选一种。例如，有一种版式提供标题、文本及图表的占位符，另一种则提供标题和剪贴画的占位符。标题和文本占位符会采用演示文稿的幻灯片母版格式。可以对占位符执行移动、调整大小或重新设置格式等操作，使它们与幻灯片母版不同。已经创建的幻灯片也可以更改其版式。单击“常规任务”工具栏上的“幻灯片版面设置”按钮，从中选择一种版式。如果新的版式中没有所需的占位符，例如已经制作了一份图表，但新版式并不提供图表占位符，这时信息也不会丢失。所有已创建的对象仍然存在，但必须重排这些对象使它们配合新的版式。