日期：2014/5/31

文：阿蜜果

         将使用Excel常用功能的使用技巧记录一下，以备大家和我自己的不时之需。感觉Office套件有几个产品还是非常优秀的产品，简单易用、功能强大，例如Excel、Word、PPT和Visio。本文内容将不断补充。

    【说明】笔者使用Excel版本为Excel 2007。

1、某列设置下拉框

   选择某列的某个单元格（例如B1单元格）后，点击菜单栏的“数据”->“数据有效性”，如下图所示：       
       

         在弹出的窗口中在“允许”的下拉框下选择“序列”，在“来源”中输入选项，多个选项以英文逗号（“,”）隔开，例如本实例的下拉框有“幼儿园”、“小学”、“初中”、“高中”四个选项。如下图所示：
      

         设置完成后点击“确定”按钮，完成设置。效果如下图所示：
      

         若想让该列的下面若干单元格都延续该下拉框，可在选中该单元格后，在左下角出现实心十字图形时，往下拉到想要的行即可。

2、隐藏和显示一列或多列

         当表格列数比较多时，可选择性的显示一些重点列，而将某些不重要的列隐藏。例如隐藏如下表格的“所属县区”列，选择该列的头部（E所在地方）后，点击右键，选择“隐藏”后，该列将被隐藏。如下图所示：
     

         隐藏E列将只显示D和F列，若要将隐藏的列E显示出来，可选中其相邻列D和E后，点击右键选择“取消隐藏”即可。

3、删除重复行，留下不重复的行

         有时候需要找出某列存在重复的有问题的行，以便之后进行删除，留下不重复的行。为了实现该目标，可使用Excel的COUNTIF函数。

         COUNTIF函数的作用，是统计在某个范围内，满足既定条件的单元格的个数。

   基本语法：=countif(范围,条件) 。

   如：=countif(A1:A10,1) 即在A1：A10的范围内，单元格内容是1个数。还可以设置条件，如 ：=countif(A1:A10,">=5") 统计大于等于5的单元格个数，如果是字符或条件，必须加"" ，单独数字不用加。如：=countif(B2:B21,B2) 即在B2：B21的范围内，单元格内容是B2的个数。如：=countif(B:B,B2) 即在B列范围内，单元格内容是B2的个数。

  若想找出B2列（学校名称）某个学校名称的行数量（=1表示不存在重复行，>1表示存在该行重复，数字表示同样学校名称的数量）。可在“学校名称”后加上一列“行数量”，双击C2单元格，输入公式：==countif(B:B,B2)，即在B列范围内寻找值为B2的行的数量。而后选中该单元格后将鼠标移动到左下角，出现实心小十字时往下拉，让下面的单元格也使用该公式进行计算。结果如下图所示：
      

         若想将重复的行删除，留下不重复的行，可对该列进行过滤，选出C行大于1的数据删除即可。

4、寻找重复的行

         在上一节的实例中，不重复的行比较容易过滤，但若想找出存在重复的行，往往重复多少次会过滤出多少行，若想寻找重复的行，而且重复的行只留下一行，依然可以使用countif行数，但需要做出少许的变化。

         添加一列“前面行重复数量”，将鼠标定位到C3处，输入公式：=COUNTIF(B$1:B2,B3)。该公式的作用是在B3前面的B列单元格中寻找与B3单元格的值相同的行的个数。设置完成后，将C3单元格的公式下拉，让每个BX单元格都于其前的所有B列单元格比较，若找到重复行，则C3的值为在前面重复的个数。得出的结果如下图所示：
       

         若想找出重复行，而且只是留下一行，可过滤C列留下值为1的数据即可。

5、从另一个区域找出某个值对应的值

         若想在Excel中实现从某一列（例如“区域名称”列）的值从另一个表中找出该列对应的值（例如“区域编码”的值），可使用VLOOKUP函数。

         VLOOKUP（查找目标，查找范围，返回值的列数，精确OR模糊查找)

         例如想在上面学校表中添加一列“区域编码”，步骤如下：

    1）通过“所属县区”精确去另一个区域表中通过区域名称找到区域编码，可添加“区域编码”列（E列）。

         2）在准备区域名称和区域编码对应表，在J1和K6范围内准备好区域名称和区域编码对应关系。

    3）将鼠标移到E2单元格，双击后输入公式：=VLOOKUP(F2,$J$2:$K$6,2,FALSE)。该公式表示使用F2单元格在J2 -> K6矩形区域内精确查找（最后一个参数为FALSE表示J列的值要跟F2精确匹配，若改为TRUE表示J列的某个值只要跟F2模糊匹配即可），若找到对应的值，则将对应行的第二列的值（即K列的该行的单元格）返回。

    4）选择E2单元格，将鼠标移动到左下角，待变成实心小十字时向下拉，结果如下图：
      

6、生成三维饼图

         若想得到学校区域分布图，可使用Excel生成饼图，例如学校数量分布：高新区（80）、锦江区（90）、青羊区（30）、金牛区（10）、武侯区（35）。

         Excel生成三维饼图的参考步骤参考如下：

   1） 在A1和B6矩形区域设置“区域名称”和“学校数量”的表格。

   2） 选中A1到B6的矩形区域后，点击“插入”->“饼图”，选择“三维饼图”，如下图所示

         初始的三维饼图如下图所示：
     

        3）若想在饼图上显示具体的数字，点击饼图区域，点击右键，选择“添加数据标签”，若想改变饼图的名称为“成都市学校区域分布图”，可选择“学校数量”，修改即可。修改后如下图所示：
      

        4）可在饼图区域点击右键，选择“设置数据标签格式”，例如可以勾选“类别名称”，在饼图显示区域名称，如下图所示：   
        
      实例下载地址：http://www.blogjava.net/Files/amigoxie/Excel常用使用技巧案例.rar