文档是否重要取决于文档是干什么用的。在项目组与用户交流的时候，项目组成员与用户关于软件最后的功能、数据和流程必须达成一致的意见，换句话说，确保项目组成员对用户的理解没有偏差或很小。
这时候，仅凭口头表述是不够的：一是将来可能项目组与用户可能扯皮，因为口说无凭；二是项目组有很多人，不可能对需求的理解完全一致，必须以某种形式共享。这就需要需求的文档（包括功能说明书），它可以是文字，可以是静态网页组成的原型，可以使用例，根据不同的项目而定。
需求确定后，数据库要按照需求进行设计。
作为数据库设计者，希望有一个记录数据库所有信息的文档，并跟踪可能的修改；
作为程序设计和编码者，希望不仅知道数据库的表和字段名，而且要有这些东西的说明。这就需要数据库设计文档。
设计者和实际编码者之间同样需要交流，这就有详细设计文档。
测试者要明确应该测试的东西已全部测试并且是按照规定的流程和数据进行测试的，这就要测试计划、测试用例和测试报告。
最后，项目组要培训使用者，这就要使用手册。当然，这些文档的另一个重要作用是将来软件维护时，可以作为参考。在项目组中途换人时，前人留下的文档可以很快让后来者进入角色。
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