项目验收会在项目整个生命周期内是一个非常重要的里程碑。一般来说，客户同意召开验收会，就是对项目已基本认可，需要召集项目相关各方及专家来达成共识。因此，验收会不仅对乙方，而且对甲方来说都非常重要，双方都希望看到一个准备充分，进展顺利的验收会。为了准备好这个会议，项目组需要提前准备很多工作，具体说来，主要包括以下几个方面。
一.文档准备
验收之前，项目组要准备好以下几类文档：
1.开发总结文档
2.需求文档：包括需求规格说明书，需求变更文档等
3.设计文档：包括概要设计，详细设计，数据库设计等
4.测试文档：包括测试方案，内部测试报告，第三方测试报告等
5.实施文档：包括实施，部署方案，用户手册，维护手册等
6.过程文档：包括项目周报，会议纪要等
以上文档可以参考国家标准或行业标准进行准备，需要说明的是，1-5项可以在后期补，第6项在后期补就比较麻烦，因此在项目开发过程中要注意整理这类文档。另外，还要仔细阅读合同及相关采购文件，看其中是否还提到需要其它文档。
这些文档可以装订在一起，为了给客户及专家一个很好的印象，有以下几个装订技巧：
1.如果文档总页数太少，就单面打印，反之可以双面打印，总之要给人一种很厚，很充实的感觉。
2.设计一个漂亮的，彩色封面，彩打出来。
3.做一个总目录，列明这份材料包括以上哪些部分。例如：第1/7部分 项目开发报告 第2/7部分 项目需求规格说明书
4.每个部分之间用硬皮纸或突出的标签分开，如果用突出标签，在标签上注明那部分的标题
5.最好在书脊上印上标题
6.开会前问客户要装订多少份
项目验收会前，还要提前发给客户以下几份材料:
1.我方参加验收会的名单，便于客户宣读
2.验收意见
3.会议议程
另外，在验收会上，还需要带上项目过程中签署的文档备查，例如合同原件，盖单的用户需求规格说明书原件等等。
二.ppt准备
验收时的ppt一般包括以下几个部分：
1.项目背景和简介
2.合同执行情况汇报
3.开发过程：记录项目开发过程中的一些重要事件
4.系统功能
5.建设或应用成果
6.系统演示(在ppt上列明要演示哪些内容，然后一个一个对照演示)
在做系统演示时，注意要以业务流程为演示重点，用流程将功能点串起来。
三.系统准备
开会时需要对系统进行演示，因此开会前要保证系统的稳定和速度。注意事项如下：
1.尽量安装多一套系统在笔记本上，以防不测。
2.根据网络情况看是否需要带无线上网卡等设备。
2.设计好几个演示流程，一般不可能演示系统的全部功能，因此通过这几个典型流程可以全面反映系统的功能。准备这几个流程时要准备好脚本和数据，务必保证演示过程中数据完整，出现的界面没有硬伤，例如出错，图片丢失等等。
3.演示完这几个流程后，再挑一些系统的亮点进行演示。注意这个顺序，不要一上来就演示基础信息管理，客户更关心的是这个系统的核心业务。
4.把这几个流程和亮点写在ppt上，让大家可以看到你正在演示什么内容。
四.演示前准备
1.开会前一天把ppt准备好，自己试讲至少两遍，也可以邀请同事试听并给意见。
2.把系统准备好，重要功能复查几次，确保不出错
3.开会时提前一个小时到开会地点，布置会场及准备演示环境。
4.看情况是否需要带数码相机，移动硬盘，交换机，网线等物品。
5.指定同事做会议记录。
按以上要求准备验收会议，验收成功就离你不远了。验收成功后，高兴之余，不要忘了做以下几件事：
1.带回用户验收意见
2.将打印版和电子版的验收文档拿回公司归档
3.写会议纪要，把后续要继续跟进事项记录好，如果有图片，也一起发上吧