通常工作流系统是独立的一个系统，必须以业务系统和工作流系统的观点才能比较好的理解业务系统。工作流系统负责节点的流转，即状态的改变。
- 业务系统如果增加一个业务对象，须增加一堆的服务方法，工作流系统面向的是流程，增加流程无需增加代码，因此启动流程的第一步，就要业务系统告诉工作流系统要管理哪个流程，即流程ID，然后工作流系统就记录下此流程实例
- 工作流系统面向的是流程配置文件，即bpmn20.xml，用TASK表示业务系统中的步骤，如果这一节点为USER TASK，则表示工作流系统会等待业务系统的触发而改变状态，业务系统会向客户端展示页面，收集信息并验证通过后才让工作流系统改变流程实例的状态；如果是自动任务，则工作流系统会自行改变状态，流转到下一节点。
- 由于处理USER TASK时，需业务系统自行判断，因此新增业务对象（表单）时，需新增业务代码，有别于OA系统，新增表单时，不用新增代码。
- USER TASK中允许配有页面展示的链接，业务系统可以从这里取得链接而返回给客户端。静态网页处理时，只需向客户端传实体HTML文件，由客户端解释成文本内容，动态网页实际上由服务器端生成文本内容再发给客户端。